// e-rechnung
Die E-Rechnungspflicht steht vor der Tür — und Ihre Software kann es noch nicht?
Seit 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können, ab 2027/2028 wird das Ausstellen im B2B Pflicht — ein einfaches PDF zählt dann nicht mehr. Das eigentliche Problem ist nicht das Gesetz: Es ist, dass die meisten Lösungen ein weiteres Cloud-Abo und eine weitere Insel neben Ihrer Software bedeuten.
// kommt ihnen bekannt vor?
So zeigt sich das im Alltag.
- Im Postfach landen XML-Rechnungen, die niemand öffnen, prüfen oder richtig ablegen kann
- Ihre Branchensoftware kann noch kein XRechnung oder ZUGFeRD — der Anbieter vertröstet
- Rechnungen entstehen in Word, Excel oder der Warenwirtschaft — ab 2027/2028 reicht das im B2B nicht mehr
- Die Angebote am Markt heißen: noch ein Abo, noch ein Login, noch eine doppelte Datenpflege
// die lösung
E-Rechnung wird ein Ablauf. Kein weiteres Tool.
Wir bauen die E-Rechnung dort ein, wo Ihre Rechnungen heute schon entstehen und ankommen: Eingehende XML-Rechnungen werden automatisch geprüft, lesbar dargestellt, revisionssicher archiviert und an Buchhaltung oder Steuerberater weitergegeben. Ausgehende Rechnungen erzeugt Ihre bestehende Software als XRechnung oder ZUGFeRD gleich mit — ohne doppelte Erfassung.
Und weil Rechnungsdaten zu den sensibelsten Daten eines Betriebs gehören, gilt hier unser Prinzip besonders: Die Verarbeitung läuft auf Wunsch komplett im Haus — local-first, ohne Cloud-Zwang und ohne monatliches Abo, das Sie an einen Anbieter kettet.
Eingehende E-Rechnungen werden automatisch erkannt, gegen die Norm EN 16931 validiert und lesbar dargestellt — Fehler fallen sofort auf, nicht erst beim Steuerberater.
XRechnung und ZUGFeRD entstehen direkt aus Ihrer Branchensoftware, Warenwirtschaft oder Auftragsverwaltung — ohne Extra-Tool und doppelte Eingabe.
Das XML-Original wird GoBD-konform archiviert — acht Jahre, durchsuchbar, mit Backup, auf Wunsch komplett bei Ihnen im Haus.
Geprüfte Rechnungen fließen dorthin weiter, wo sie gebraucht werden — Buchhaltung, DATEV, Zahlungsfreigabe — statt in einem Postfach zu liegen.
// ein typisches szenario
Ein Betrieb mit Branchensoftware
So setzen wir es um — sprechen Sie uns auf Ihren Fall an.
Die ersten Lieferanten stellen auf XML-Rechnungen um, die im Betrieb niemand lesen kann; die eigene Software erzeugt nur PDFs — und die Stichtage 2027/2028 rücken näher.
Eingehende E-Rechnungen werden automatisch geprüft, lesbar angezeigt und archiviert; die Ausgangsrechnung erzeugt die vorhandene Software als E-Rechnung gleich mit — der Betrieb arbeitet weiter wie gewohnt.
// das ergebnis
Was danach anders ist.
// häufige fragen
Ehrliche Antworten.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht — und ab wann genau?
Empfangen können muss sie seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen in Deutschland — auch Kleinunternehmer und Vermieter. Ausstellen wird stufenweise Pflicht: ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Dauerhaft ausgenommen bleiben u. a. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 € und Kleinunternehmer (nur beim Ausstellen).
Wir verschicken doch schon PDF-Rechnungen — reicht das nicht?
Übergangsweise noch: Bis Ende 2026 dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers PDF-Rechnungen verschicken, Betriebe bis 800.000 € Vorjahresumsatz sogar bis Ende 2027. Aber rechtlich gilt ein einfaches PDF seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung" — eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz nach der Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD. Die gute Nachricht: ZUGFeRD kombiniert beides, ein lesbares PDF mit eingebettetem XML.
Wir haben schon ein Rechnungsprogramm — warum sollte das nicht reichen?
Vielleicht reicht es — das prüfen wir ehrlich im Erstgespräch. Häufig hakt es aber an der Integration: Das Tool kann E-Rechnungen, aber es kennt Ihre Aufträge, Kunden und Ihre Branchensoftware nicht. Dann entsteht doppelte Datenpflege — und genau die schaffen wir ab.
Was passiert, wenn wir das Thema aussitzen?
Formal drohen Bußgelder bis 5.000 €. Das größere Risiko ist praktisch: Fehlerhafte eingehende E-Rechnungen gefährden Ihren Vorsteuerabzug, und Geschäftskunden, die ab 2027 selbst umstellen, erwarten von Ihnen verarbeitbare Rechnungen. Wer bis Ende 2027 wartet, stellt unter Zeitdruck um — mit den Dienstleistern, die dann noch Kapazität haben.
// nächster schritt
Klingt nach Ihrem Problem?
30 Minuten, kostenlos, unverbindlich: Sie beschreiben den Ablauf, wir sagen ehrlich, was sich lohnt — und was nicht.
// andere baustelle?